Préambule
L’ANSEI est engagée dans une démarche d’amélioration continue et dynamique de sa conformité au Règlement n°2016/679, dit règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version modifiée, eu égard aux traitements de données effectués sur son site internet.
Dans la continuité de cette démarche, l’ANSEI souhaite vous aviser plus précisément sur l’utilisation de vos données à caractère personnel et sur vos droits par le biais de la présente Politique.
Définitions
Les termes exposés ci-dessous auront la signification suivante :
« Donnée à caractère personnel » - toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable de façon directe ou indirecte ;
« Traitement de données à caractère personnel » - toute opération portant sur des données personnelles et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, la mise à disposition, le rapprochement, l’interconnexion, le verrouillage, l’effacement ou la destruction ;
« Responsable de traitement » - l’organisme qui détermine les objectifs poursuivis par le traitement de données et les moyens pour y procéder ;
« Personne concernée » - la personne physique à laquelle se rapportent les données qui font l’objet du traitement ;
« Destinataire » - toute personne habilitée à recevoir communication des données ;
« Sous-traitant » - la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sur ses instructions ;
« Tiers autorisé » - les autorités qui en vertu de dispositions législatives et réglementaires ont le pouvoir d’exiger d’un responsable de traitement la transmission de documents ou de renseignements contenant des données à caractère personnel.
Qui est le responsable de traitement ?
Le responsable de traitement est :
L’ANSEI via le président du conseil d’administration
Pour quelles finalités traitons-nous vos données ?
Dans le cadre de l’exploitation de son site internet, l’ANSEI est susceptible de collecter des données vous concernant. Nous collectons ces données directement auprès de vous (lorsque vous postulez à une offre d’emploi, vous réalisez une candidature spontanée ou lors des demandes effectuées par le biais du formulaire de contact) ou indirectement (via l’utilisation de cookies ou traceurs).
Préalablement à la collecte des données, vous serez informés si les données personnelles sollicitées doivent obligatoirement être renseignées ou si elles sont facultatives. Les données identifiées par un astérisque au sein d’un formulaire de collecte sont obligatoires. Vous êtes informés qu’en ne fournissant pas les données obligatoires, l’accès aux Services et leur utilisation vous seront impossibles. Les autres données sont facultatives et leur non-fourniture ne remettra pas en cause la délivrance des prestations, bien qu’elle puisse en limiter la pertinence.
Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, à savoir :
Gestion du site Internet
a. Gestion des services et fonctionnalités du site
Lorsque vous consultez notre site, l’ANSEI réalise un traitement de données afin de gérer les services et fonctionnalités du site, sur la base de son intérêt légitime à veiller à son bon fonctionnement et d’assurer les opérations d’administration courante.
Les données concernées sont des informations techniques telles que le type de navigateur internet, le système d’exploitation utilisé, le nom du domaine de votre fournisseur de service internet, votre adresse IP. Ces informations sont nécessaires pour afficher correctement les pages internet demandées.
Les destinataires de ces données seront les services internes de l’ANSEI et notamment le service comptable, le secrétariat et le service RH.
Gestion des cookies et autres traceurs
Lorsque vous consultez notre site, l’ANSEI réalise un traitement de données sur la base de votre consentement afin de réaliser des statistiques de mesure d’audience.
Les destinataires de ces données seront les services internes de l’ANSEI ainsi que les membres du Conseil d’Administration.
Gestion du formulaire de contact
Dans la mesure où vous nous communiquez des informations par le biais de notre formulaire de contact, l’ANSEI réalise un traitement de données afin de réceptionner et de traiter vos demandes sur la base de son intérêt légitime à assurer le traitement des demandes formulées.
Les données concernées sont vos données d’identité (nom, prénom, coordonnées), les informations relatives à votre demande et toute autre données relatives à nos échanges.
Les destinataires de ces données seront les services internes de l’ANSEI et notamment le service comptable, le secrétariat et le service RH ainsi que tout autre service impliqué par votre demande.
Vos données seront conservées le temps nécessaire au traitement de votre demande qui sera traitée dans les meilleurs délais
Gestion de notre processus de recrutement
a. Gestion des candidatures à une offre d’emploi
Dans le cadre de votre candidature à l’une de nos offres d’emploi par le biais de notre formulaire dédié, l’ANSEI réalise un traitement de données nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre initiative afin de réceptionner et d’examiner que votre candidature est en adéquation avec le poste proposé.
Les données concernées sont vos données d’identité (nom, prénom, coordonnées de contact), vos données relatives à vos compétences et votre expérience professionnelle (CV, lettre de motivation, diplôme(s)) et toute autre donnée relative à nos échanges.
Les destinataires de ces données seront le service des ressources humaines de l’ANSEI et les membres du personnel habilités concernés par l’offre d’emploi (notamment le supérieur hiérarchique, chef de service et/ou directeur).
En cas d’issue positive au processus de recrutement, vos données seront intégrées dans un dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à cinq (5) ans après la fin de la relation de travail). Afin de finaliser le recrutement, le service des Ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche (notamment assurance chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle).
En cas de refus, vos données seront supprimées à l’issue d’un délai de six (6) mois à compter de la fin de la procédure de recrutement ou du moment où le poste aura été pourvu. Sous réserve de votre consentement préalable, nous conserverons vos informations dans notre CV-thèque pour une durée n’excédant pas deux (2) ans à compter de votre dernier contact afin de vérifier si votre candidature peut être envisagée pour un autre poste le cas échéant.
b. Gestion des candidatures spontanées
Dans le cadre de votre candidature spontanée par le biais de notre formulaire dédié, l’ANSEI réalise un traitement de données sur la base de notre intérêt légitime afin de réceptionner et d’examiner que votre candidature.
Les données concernées sont vos données d’identité (nom, prénom, coordonnées de contact), vos données relatives à vos compétences et votre expérience professionnelle (CV, lettre de motivation, diplôme(s)) et toute autre donnée relative à nos échanges.
Les destinataires de ces données seront le service des ressources humaines de l’ANSEI et les membres du personnel habilités concernés par l’offre d’emploi (notamment le supérieur hiérarchique, chef de service et/ou directeur).
En cas d’issue positive au processus de recrutement, vos données seront intégrées dans un dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à cinq (5) ans après la fin de la relation de travail). Afin de finaliser le recrutement, le service des Ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de votre embauche (notamment assurance chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle).
En cas de refus, vos données seront supprimées à l’issue d’un délai de six (6) mois à compter de la fin de la procédure de recrutement ou du moment où le poste aura été pourvu. Sous réserve de votre consentement préalable, nous conserverons vos informations dans notre CV-thèque pour une durée n’excédant pas deux (2) ans à compter de votre dernier contact afin de vérifier si votre candidature peut être envisagée pour un autre poste le cas échéant.
2. Gestion de la location de la salle polyvalente
Dans le cadre de la gestion des locations de la salle polyvalente, l’ANSEI réalise un traitement de données à caractère personnel nécessaire à l’exécution de mesures contractuelles, afin de gérer les demandes de réservation, l’organisation de la location, la facturation et le suivi administratif.
Les données concernées sont les données d’identité (nom, prénom), les coordonnées de contact (adresse électronique, numéro de téléphone), les données relatives à la réservation (dates, horaires, objet de la location), ainsi que les données bancaires et comptables nécessaires à la facturation et au paiement.
Les destinataires de ces données sont les membres du personnel habilités et concernés par la gestion administrative, logistique et comptable des locations (notamment les services administratif et comptable).
Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. À l’issue de celle-ci, les données sont archivées jusqu’à l’acquisition de la prescription légale. Le délai de prescription de droit commun en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans. Les données comptables sont conservées pendant dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
3. Gestion de la clientèle du restaurant d’application
Dans le cadre de la gestion du restaurant d’application, l’ANSEI met en œuvre un traitement de données à caractère personnel nécessaire à l’exécution de mesures contractuelles, afin de gérer les réservations, l’accueil des clients, la facturation et le suivi de la relation commerciale.
Les données traitées sont les données d’identité (nom, prénom), les coordonnées de contact (téléphone, adresse électronique), les informations liées à la réservation (date, nombre de couverts, préférences éventuelles), ainsi que les données bancaires et comptables nécessaires au règlement des prestations.
Les destinataires des données sont les membres du personnel habilités impliqués dans la gestion du restaurant d’application (notamment les équipes d’accueil, de restauration et les services administratif et comptable).
Les données sont conservées pendant la durée de la relation commerciale. Elles sont ensuite archivées jusqu’à l’expiration des délais de prescription légaux, soit cinq (5) ans pour les données commerciales et dix (10) ans pour les données comptables.
4. Gestion de la clientèle de l’Hôtel d’application Douce France
Dans le cadre de la gestion des séjours au sein de l’Hôtel Douce France, l’ANSEI réalise un traitement de données à caractère personnel nécessaire à l’exécution du contrat d’hébergement, afin de gérer les réservations, l’accueil des clients, la facturation et le suivi de la relation commerciale.
Les données concernées incluent les données d’identité (nom, prénom), les coordonnées de contact (adresse postale, téléphone, adresse électronique), les informations relatives au séjour (dates, type de chambre), ainsi que les données bancaires et comptables nécessaires au paiement des prestations.
Les destinataires des données sont les membres du personnel habilités intervenant dans la gestion hôtelière (notamment les services d’accueil, d’hébergement, administratif et comptable).
Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale, puis archivées jusqu’à l’acquisition de la prescription légale de cinq (5) ans. Les documents comptables sont conservés pendant dix (10) ans conformément aux obligations légales.
5. Gestion de la relation commerciale et de la facturation clients
Dans le cadre de la gestion de sa relation commerciale, l’ANSEI réalise un traitement de données à caractère personnel nécessaire à l’exécution de mesures contractuelles, afin de gérer les demandes de renseignements, de devis, les réservations, la réalisation des prestations, la facturation, le paiement et les éventuelles relances.
Les données concernées sont les données d’identité (nom, prénom ou raison sociale), les coordonnées de contact (adresse électronique, numéro de téléphone), les données contractuelles (devis, bons de livraison, prestations réalisées), ainsi que les données financières et comptables nécessaires à la facturation et au paiement.
Les destinataires de ces données sont les membres du personnel habilités concernés par la gestion commerciale, administrative et comptable des activités (notamment les services accueil, administratif et comptable), ainsi que les prestataires externes intervenant pour la gestion comptable.
Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale. À l’issue de celle-ci, elles sont archivées jusqu’à l’acquisition de la prescription légale. Le délai de prescription de droit
commun en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans. Les documents comptables sont conservés pendant dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
6. Gestion de la vidéoprotection
Dans le cadre de la sécurité des personnes, des biens et des locaux, l’ANSEI met en œuvre un dispositif de vidéosurveillance fondé sur son intérêt légitime à assurer la protection des usagers, des salariés et des infrastructures.
Les données traitées sont des images vidéo susceptibles de permettre l’identification des personnes filmées.
Les destinataires des images sont les personnes dûment habilitées au sein de l’ANSEI ainsi que, le cas échéant, les autorités compétentes en cas d’incident ou de procédure judiciaire.
Les images sont conservées pour une durée maximale de trente (30) jours, sauf en cas d’événement particulier nécessitant une conservation prolongée à des fins probatoires.
7. Gestion médico-sociale des usagers
Dans le cadre de l’accompagnement médico-social des usagers, l’ANSEI met en œuvre des traitements de données à caractère personnel nécessaires au respect de ses obligations légales et réglementaires, ainsi qu’à l’exécution des missions d’accompagnement, de suivi et de prise en charge médico-sociale.
Les données traitées peuvent inclure des données d’identité, des données administratives, sociales et familiales, ainsi que des données de santé strictement nécessaires à l’accompagnement des personnes concernées.
Les destinataires des données sont exclusivement les professionnels habilités soumis à une obligation de confidentialité, intervenant dans l’accompagnement médico-social, ainsi que les autorités légalement habilitées le cas échéant.
Les données sont conservées pendant la durée de la prise en charge de l’usager, puis archivées conformément aux durées de conservation prévues par la réglementation applicable au secteur médico-social.
8. Gestion des dons
Dans le cadre de la gestion des dons, l’ANSEI réalise un traitement de données à caractère personnel nécessaire à la gestion des contributions financières versées par les donateurs, au suivi administratif et comptable des dons, ainsi qu’à l’émission des reçus fiscaux le cas échéant.
Les données concernées sont les données d’identité (nom, prénom ou raison sociale), les coordonnées de contact (adresse postale, adresse électronique), les données relatives au don (montant, date, mode de versement), ainsi que les informations nécessaires à l’établissement des reçus fiscaux.
Les destinataires de ces données sont les membres du personnel habilités concernés par la gestion administrative, financière et comptable des dons, ainsi que les prestataires externes intervenant pour la gestion comptable et fiscale, et, le cas échéant, les autorités légalement habilitées.
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion du don et à l’émission du reçu fiscal, puis archivées conformément aux obligations légales applicables en matière comptable et fiscale, soit dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné.
9. Gestion des demandes d’exercice de droits sur vos données personnelles
Sur la base de nos obligations légales et règlementaires, l’ANSEI réalise un traitement de données ayant pour finalité la gestion des demandes d’exercice de droits sur vos données personnelles.
Les données concernées sont vos données d’identité (nom, prénom, coordonnées de contact) et les données relatives à vos demandes d’exercice de droits (objet de la demande, suites apportées).
Les destinataires de ces données seront la personne chargée de traiter les demandes d’exercice de droits et les membres du personnel concernés par votre demande.
Vos données seront conservées pour une durée n’excédant pas cinq (5) ans à compter de la clôture de la demande.
Qui peut avoir accès à vos données ?
Les destinataires de vos données peuvent être selon les traitements concernés :
o Des destinataires internes : Les services internes habilités de l’ANSEI (notamment le service des ressources humaines, comptabilité, secrétariat)
o Des destinataires externes : L’hébergeur de notre site, les prestataires intervenants dans notre processus de recrutement, les organismes chargés du contrôle financier de la structure, ainsi que, le cas échéant, les autorités administratives ou judiciaires légalement habilitées.
L’ANSEI fait appel à des sous-traitants de données dans le cadre de la gestion de son site internet. Dans ce cas, l’ANSEI veille à ce que ces derniers présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences des règles de protection des données et garantisse la protection des droits des personnes.
Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent être transmises à des tiers autorisés qui, en vertu de dispositions législatives et réglementaires, ont le pouvoir d’exiger d’un responsable de traitement la transmission de documents ou de renseignements contenant des données à caractère personnel. Lorsque l’ANSEI est confrontée à une telle demande, l’ANSEI procède aux vérifications nécessaires afin de s’assurer du bienfondé de la demande.
Comment sécurisons-nous vos données ?
L’ANSEI s’engage à faire les efforts nécessaires afin de mettre en œuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées à la sensibilité des données et aux risques qui pèsent sur les utilisateurs conformément à l’article 32 du RGPD.
Toutefois, il appartient à chaque utilisateur de veiller à la sécurité des transmissions des données personnelles par internet. L’ANSEI ne saurait être tenue responsable des transmissions des données personnelles par Internet.
Transfert de données hors Union européenne
l’ANSEI n’effectue aucun transfert de données en dehors de l’Union européenne. Dans tous les cas, l’ANSEI s’engage à ne pas transférer les données à caractère personnel vers un pays situé en dehors de l’Union européenne sans en informer préalablement les utilisateurs.
Comment exercer vos droits et qui contacter ?
Conformément au RGPD, vous disposez selon les cas, des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit d’opposition, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité et droit au retrait de votre consentement.
Pour exercer vos droits ou pour plus d’informations, vous pouvez nous contacter par courrier postal à l’adresse suivante : ANSEI 3 et 5 Avenue du Général de Gaulle 11590 CUXAC D’AUDE ou par courriel à secretariat@ansei.fr
Nous vous remercions de préciser l’objet de votre demande et le(s) droit(s) dont vous entendez vous prévaloir. Dans le cadre d’une demande de droit et en cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif d’identité en cours de validité pourra vous être demandé.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
Evolution de la Politique
La présente Politique entre en vigueur le 23/01/2026. Elle peut être amenée à évoluer, notamment en raison des évolutions législatives et réglementaires.
